E-Mails verschwinden im Nirwana und wichtige Dateien schlummern verstreut auf unterschiedlichen Laufwerken, wir haben bei der SRB eine klare Strategie entwickelt: Kommunikation muss effizient, klar und stressfrei sein. Wie wir das erreichen? Mit drei goldenen Regeln. Aber zuerst: Warum ist das eigentlich so wichtig?
Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg
Egal, ob in kleinen Teams oder großen Unternehmen, eine reibungslose Kommunikation ist der Motor jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Doch in vielen Unternehmen sieht die Realität anders aus: Verpasste Informationen, unendliche E-Mail-Ketten und ineffiziente Meetings. Diese Probleme kosten Zeit, Geld und Nerven.
Ohne feste Kommunikationsprinzipien sind Missverständnisse vorprogrammiert. Informationen gehen verloren, Entscheidungen verzögern sich, und die Produktivität leidet.
Ein Beispiel: „Ich verspäte mich um 10 Minuten.“ Diese Information per E-Mail zu schicken, mag praktisch erscheinen, ist aber ineffizient. Warum? Weil nicht jeder (hoffentlich) permanent in die E-Mails schaut, besonders wenn der Empfänger gerade beschäftigt ist. Ein kurzer Anruf wäre hier zielführender – er garantiert, dass die Nachricht sofort ankommt und verstanden wird. Und ja, Smartphones eignen sich erstaunlich gut zum Telefonieren!
Oder denken Sie an die berüchtigten E-Mail-Anhänge: Jeder schickt seine eigene Version derselben Datei. Das Ergebnis? Chaos. Die Lösung liegt in einer zentralen Ablage, auf die alle zugreifen können.
Die zentrale Frage lautet: Wie können Teams effizient, klar und stressfrei kommunizieren – unabhängig von Branche oder Arbeitsmodell? Unsere Antwort sind drei einfache, aber wirkungsvolle Regeln, die wir bei SRB jeden Tag anwenden.
Unsere drei goldenen Regeln
1. Keine internen E-Mails
E-Mails sind bei uns tabu, wenn es um interne Kommunikation geht. Stattdessen nutzen wir Microsoft Teams. Hier organisieren wir Nachrichten, teilen Informationen und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind. Das spart Zeit und reduziert das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen. Dabei gilt: öffentliche Kommunikation vor 1:1 Chats.
2. Zentrale Dateispeicherung
Vergessen Sie das Hin- und Herschicken von Anhängen! Bei uns liegen alle wichtigen Dateien zentral auf SharePoint. Dort können alle Beteiligten gleichzeitig daran arbeiten. Alle Änderungen an den Dateien werden automatisch gespeichert, sodass jeder jederzeit die aktuelle Version nutzen kann.
3. Direkte Kommunikation bei wichtigen Themen
Wenn etwas dringend, komplex oder emotional ist, sprechen wir direkt miteinander. Unsere wöchentlichen Teammeetings sind fester Bestandteil unserer Zusammenarbeit. Sie bieten allen Teammitgliedern die Möglichkeit, aktuelle Projekte vorzustellen, Unterstützung anzufragen oder relevante private Themen zu teilen. Diese regelmäßigen Treffen stärken die Effizienz und fördern den Zusammenhalt im Team.
Herausforderungen und Lösungen
Die Einführung neuer Kommunikationsregeln ist herausfordernd. Widerstände im Team oder die Gewöhnung an neue Tools wie Microsoft Teams sind typische Stolpersteine. Unser Tipp: Regelmäßige Schulungen und ein transparenter Austausch über die Vorteile dieser Regeln schaffen Akzeptanz und erleichtern die Umsetzung im Team.
Checkliste: So gelingt effektive Kommunikation
☐ Interne Nachrichten: Nutzen Sie zentrale Plattformen wie bspw. Microsoft Teams, um Nachrichten strukturiert und übersichtlich zu verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die relevanten Informationen schnell findet und keine wichtigen Updates verloren gehen.
☐ Dateiverwaltung: Speichern Sie alle wichtigen Dateien zentral, z. B. auf SharePoint. Diese Methode stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf die aktuellste Version zugreifen können. Automatische Speicherung und Versionierung ermöglichen es zudem, frühere Änderungen problemlos nachzuverfolgen.
☐ Meetings: Planen Sie regelmäßig strukturierte Teammeetings mit klarer Agenda. Diese Meetings sollten Raum bieten, um Fortschritte zu besprechen, Unterstützung anzufordern und offene Fragen zu klären. Eine klare Struktur stellt sicher, dass Meetings effizient ablaufen und alle Teilnehmer einen Mehrwert daraus ziehen.
☐ Direkt sprechen: Wichtige oder emotionale Themen sollten immer persönlich oder per Anruf besprochen werden. Dies vermeidet Missverständnisse und schafft Raum für unmittelbare Rückfragen und Klärungen.
Effiziente Kommunikation ist kein Hexenwerk – sie ist der Schlüssel zu einem produktiveren und entspannteren Arbeitsalltag.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, können wir das gerne gemeinsam angehen.
Manchmal braucht es nur ein paar kleine Änderungen, um große Wunder zu bewirken.
