Unternehmer, die elektronische Kassensysteme oder Waagen mit Kassenfunktion nutzen, müssen ab dem 1. Januar 2025 diese Systeme beim Finanzamt melden. Für bereits genutzte Systeme gilt eine Übergangsfrist bis Juli 2025.
Wer muss melden?
Meldepflichtig sind alle Unternehmer, die elektronische Kassensysteme oder ähnliche Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion nutzen. Auch wenn mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen sind, muss jede einzelne Kasse gemeldet werden. Geräte ohne Kassenfunktion (z. B. Orderhandys) müssen nicht gemeldet werden.
Für bestehende Kassensysteme gilt eine Übergangsfrist: Diese Geräte müssen bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden. Neue Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme gemeldet werden.
Meldepflicht auch bei Außerbetriebnahme
Die Meldepflicht betrifft nicht nur die erstmalige Nutzung. Auch wenn ein Kassensystem außer Betrieb genommen wird – sei es, weil es ersetzt, defekt oder gestohlen wurde – muss dies innerhalb eines Monats dem Finanzamt gemeldet werden.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Unternehmer sollten sich frühzeitig einen Überblick verschaffen, welche elektronischen Kassensysteme im Betrieb genutzt werden. Dabei sollten auch alle relevanten Daten zur Meldung bereitliegen. Dazu zählen unter anderem:
- Name und Steuernummer des Unternehmers
- Art und Seriennummer des Kassensystems
- Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Anzahl der genutzten Systeme und deren Anschaffungsdatum
- Datum und Grund der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
Mit diesen Informationen können die Meldungen ab 2025 einfach und sicher über „Mein ELSTER“ vorgenommen werden.
Unser Tipp für Sie
Um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen fristgerecht erfüllen, empfehlen wir, sich schon jetzt um die Bestandsaufnahme Ihrer Kassensysteme zu kümmern. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Meldung benötigen, sprechen Sie uns gerne an!
